請求処理を半減する、RPA活用の進め方

はじめに

請求書の確認、金額の照合、会計ソフトへの入力、支払データの作成…と、毎月繰り返されるこれらの作業は、経理・総務を中心とする管理部門にとって大きな負担です。

処理が月末に集中して残業が発生する、入力ミスが多く二重チェックに時間を取られる…など、請求処理渋滞は多くの企業で共通する課題となっています。
その解決策として注目されているのが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）です。

RPAを活用することで、請求データの照合や転記といった定型作業を自動化でき、時間の半減と精度の向上を同時に実現することが可能です。

本稿では、RPA導入によって請求処理を効率化するためのステップを現場で使える手順としてわかりやすく解説します。

請求処理が時間を奪う3つの要因

請求処理は、単純だが間違えられない業務の代表格です。
時間がかかる主な要因は次の3つにあります。

　1. 請求書フォーマットのバラつき
　　【理由】
　　取引先ごとに様式が異なるため
　2. 手入力による転記ミス
　　【理由】
　　金額・日付・取引先コードなど、細かい数字の手入力が発生するため
　3. 承認フローの遅延
　　【理由】
　　担当者・上長の確認待ちによるタイムロスが発生するため

これらの要因が重なると、最終的な支払処理まで遅れが生じ、他部署への報告やキャッシュフロー管理にも影響を与えます。

RRPA導入の準備、自動化できる範囲を見極める

RPAの導入を成功させる鍵は、いきなりツールを導入するのではなく、どの作業をどこまで自動化するかを見極めることです。

まずは、請求処理フローを紙やホワイトボードに書き出し、
　● ルールが明確で繰り返し発生する作業
　● 入力先が固定されたデータ転記
　● システム間で人が橋渡ししている作業
をピックアップします。

この洗い出し作業を行うだけでも、どこにボトルネックがあるかが明確になります。
また、ノーコード型 RPA ツールを使えば、担当者自身でも簡単に自動化範囲を設定することができま
す。

請求処理を半減させる“自動化シナリオ”の組み方

RPA導入後は、いかに効率よくシナリオ（自動実行手順）を構築できるかがポイントです。
たとえば、請求処理の場合、次のような自動化が現実的かつ効果的です。

　1. 請求書PDFの自動収集と仕分け
　　【実施すること】
　　メールに添付された請求書を指定フォルダに自動保存させる
　2. 金額・取引先データの抽出と照合
　　【実施すること】
　　Excelや会計ソフトとデータ連携を行い、自動照合させる
　3. 会計システムへの自動登録
　　【実施すること】
　　定型入力項目のみを自動反映させる

さらに、実行結果を自動でレポート化し、担当者にメール通知することで、異常があれば人が確認する体制をつくることができ、安心して運用できます。

定着と効果測定で“継続的な改善”へ

RPAは導入して終わりではありません。
重要なのは、運用の安定化と改善サイクルの仕組み化です。

定期的にどの作業で時間が減ったか、エラーはどこで起きたか、を記録し、月単位で効果を見える化することで、現場の理解と協力が深まります。

また、改善サイクル（PDCA）を組み込むことで、より多くの業務にRPAを展開しやすくなります。

まとめ

請求処理の時間を半減するカギは、単なる効率化ではなく、仕組みそのものの見直しにあり
ます。

RPA は、単調な作業を任せるだけでなく、人が判断に集中できる環境をつくるツールです。
ツールを動かすだけの自動化ではなく、人とRPAが協働する業務プロセスを設計することこそ、DXの本質です。

グリットワークスでは、現場の実態に合わせた RPA 導入の設計から運用支援までを一貫してサポートしています。
「まずはどの業務から自動化できるか知りたい」「導入しているけれども、効果が実感できていない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。