総務業務のムダを減らすDX実践

はじめに

備品管理、来客対応、契約書ファイリング、郵送手配、社内イベント準備など、総務部門の業務は多岐にわたり、本来の戦略的な業務（制度設計・働く環境の最適化など）に時間を割けないという悩みを抱える企業も少なくありません。

この課題を解決する鍵となるのが、DX（デジタルトランスフォーメーション）による業務の仕組み化です。RPAやクラウドツールを組み合わせることで、雑務の効率化と付加価値業務へのシフトを両立できます。

本稿では、総務部門が DX を活用して、人にしかできない仕事へ時間を取り戻すための手
法を解説します。

総務部門が抱える“雑務過多”の実態

総務の業務は、誰かがやらなければ回らない業務が多く、気づけばタスクが山積みになりがちです。
特に次の3領域は、業務量が多く手作業に偏りがちです。

　1. 備品・資産管理
　　例：在庫や購入履歴の手入力・確認
　2. 紙書類や郵送物の処理
　　例：請求書・契約書・郵送対応など
　3. 社内の問い合わせ対応
　　例：電話・メールでの繰り返し回答

これらの業務は定型化しやすいという特徴があるため、DXの効果が出やすい領域です。
自動化・オンライン化の仕組みを導入することで、総務担当者が管理から設計へ役割転換することができます。

まず取り組むべきは“問い合わせ対応”の効率化

総務に寄せられる質問の多くは、内容が似通った定型的なものです。
たとえば、出張申請の手順・備品の購入申請・郵送物の送り方のような問い合わせが該当します。

これらは問い合わせ内容と回答が似通っているため、RPAやチャットボットを活用すれば、人が対応しなくても自動で回答・処理できる仕組みを作ることができます。

また、社内ポータルサイトやFAQデータベースを整備しておくことで、従業員が自分で情報を探せるようになり、問い合わせ件数を半減できます。

紙とExcelをやめるだけで“業務設計”が変わる

備品発注、社内申請、経費処理などを紙やExcelで管理していると、更新・共有・確認のたびに人の手が必要になります。

これらの業務には、クラウドワークフローや在庫管理システムを導入することで、申請・承認・発注の流れをオンラインで完結できるようになります。これにより、リアルタイムで状況を確認でき、ミスや重複発注を防ぐことができます。

特に他部門との調整が多い総務にとって、可視化と即時共有は大きな効果を発揮します。

“雑務ゼロ化”を実現する段階的なDX推進法

雑務を減らすには、一気にすべてを自動化するのではなく、手間の多い業務から順に仕組みを整える段階的アプローチが重要です。次のようなステップで進めることをおすすめします。
　
　1. 業務の棚卸し（どの業務が人手依存かを洗い出す）
　2. 定型業務の自動化（RPA・チャットボット導入）
　3. クラウド化・データ連携による全体最適化
　4. 浮いた時間で企画・改善・戦略業務にシフト

このステップを踏むことで、雑務を減らすDXから価値を生むDXへと進化します。

まとめ

雑務を減らすことは、単に業務を楽にすることではなく、組織全体の生産性とスピードを高める取り組みです。総務DXの本質は、人を減らすことではなく、人がより価値の高い仕事に時間を使えるようにすることなのです。仕組みが整うことで、総務部門は守りだけでなく、攻めの役割を担えるようになります。

グリットワークスでは、総務業務の見直しから自動化ツールの導入、社内定着までを一貫してサポートしています。
「雑務が多すぎて前に進めない」と感じる方は、まずは小さな業務から一緒に変えていきましょう。