管理部門の3大課題を解決するDX事例

はじめに

経理・人事・総務などの管理部門は企業全体を支える、縁の下の力持ちです。
しかし近年では、法改正対応・リモートワーク・システム管理などの業務が増え続け、仕事量は増えているのに人員は据え置きという現実に直面している企業が多くあります。

こうした人手不足といった課題を根本から解決するカギが、DX（デジタルトランスフォーメーション）です。DXは単なるシステム導入ではなく、人が担っていたムダを減らし、本来の役割に集中できる環境を整えることを目的としています。

本稿では、管理部門が直面しやすい3大課題と、それを解決する実際のDX活用事例を紹介します。

課題①：業務が属人化して引き継ぎができない

多くの企業で最初に問題になるのが業務の属人化です。

たとえば、
　● 請求書処理や給与計算を特定の担当者しかできない
　● 手順がExcelや個人メモで管理されており、他の人が引き継げない
といった状態です。

この状況を改善するには、まず業務フローを見える化することが第一歩です。
RPAツールだけでなく、ワークフローシステムを導入する際も、誰が、どの手順で、どんなデータを扱っているかを明確にすることで、担当者が変わってもスムーズに業務を継続できます。

課題②：紙・Excel中心の非効率な業務

バックオフィスでは依然として紙やExcelが多く使われています。
これらは柔軟性がある反面、共有・更新・承認のたびに人の手を介する必要があり、誰が最新データを持っているのか分からない、承認待ちで処理が止まる、などの問題が生じやすくなります。

ここで効果を発揮するのが、クラウド型ワークフローシステムや電子帳簿保存対応ツールです。

これらを導入することで、申請・承認・保存をオンライン上で完結でき、業務スピードを大幅に改善できます。

課題③：情報共有が分断され、対応が後手に回る

部署ごとに異なるシステムを使用していると、人事のデータを経理が確認できない、総務と現場で情報の齟齬が生じる、などの部門間での分断が発生します。

この問題を解消するには、データを一元管理するクラウドプラットフォームの導入が有効です。

人事・勤怠・経費などのデータを一つの基盤で管理することで、入力ミスや確認作業を減らし、リアルタイムで全体の進捗を把握できます。

課題解決を定着させる“DX推進チーム”のつくり方

DX導入の成功は、ツール選定よりも社内の推進体制づくりにあります。
まずは小さく”DX推進チーム（仮称）”を立ち上げ、現場担当者・情報システム担当・管理職などが定期的に集まり、課題共有と改善策を検討する仕組みをつくりましょう。

こうした小さなチームが社内のDX成功事例を蓄積することで、他部署へも自然に広がり、継続的な改善文化が育つのです。

まとめ

管理部門の3大課題（属人化・紙運用・分断）は、すべて人の手に依存しすぎる仕組みから生まれています。DXは人を置き換えるものではなく、人が力を発揮できる環境を整えるための手段です。

まずは、できるところから一歩ずつ始めましょう。
ツールの導入よりも業務の見える化や情報の共有化から始めることで、確実に成果が出るDXが実現します。

グリットワークスでは、こうした現場に寄り添うDXを通じて、管理部門が本来の価値を発揮できる組織づくりをサポートしています。
「まずはどの業務から自動化できるか知りたい」「導入しているけれども、効果が実感できていない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。