管理部門の残業をなくす3つの自動化ポイント

はじめに

経理・人事・総務などの管理部門では、月末月初になると残業が当たり前になりがちです。
処理が追いつかない、締め対応が集中する、確認作業が夜まで続く…など、このような状況は人が頑張ることで一時的に乗り越えられても、根本的な解決にはつながりません。

本質的に残業をなくすためには、まず仕組みを変えることが必要です。
特に、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やクラウドツールを活用した業務の自動化・標準化が効果的といえます。

本稿では、管理部門の残業を減らすための3つの自動化ポイントを、現場の業務構造に即して解説します。

ポイント①：定型処理の“山場”をなくす

多くの残業は、同じ作業が月末に集中する構造によって発生します。
請求処理・経費精算・勤怠集計など、定型作業を人が手動で行っていると、締め日前後に作業が山のように押し寄せてきます。
この山場を平準化するための手段として、RPAによる定期実行が有効です。

たとえば、
　● 毎日18時に自動で請求書データを集計
　● 毎週金曜に経費申請を自動チェック
　● 月次レポートを自動作成し、メールで送信
といったスケジュール設定を行うことで作業が月末に集中しなくなります。

ポイント②：承認・連絡を“止まらない仕組み”にする

業務が滞る原因のひとつが、承認・連絡の遅延です。
申請書をメールで送っても上長が不在、Slackで連絡しても埋もれてしまう。
このような小さな待ち時間の積み重ねこそが、残業を生んでいます。

この遅延を防ぐためには、クラウドワークフローを導入し、申請・承認をリアルタイムで可視化することで、どこで止まっているのか、誰が承認していないのか、が一目で分かるようになります。
さらに、RPAを連携させて自動リマインド通知を送る仕組みを加えれば、人の手による確認やフォローに頼らず、スムーズに業務を進められます。

ポイント③：情報入力を“人がしない”仕組みに変える

経理・人事業務の多くは、入力・転記・照合など、人がミスをしやすい作業が中心です。
これを自動化するだけで、残業時間の3〜4割削減も実現可能です。

たとえば、
　● Excelデータの転記をRPAで自動処理
　● 入退社データをクラウド人事システムに自動反映
　● 支払予定表を自動生成してチェックリスト化
といった業務におすすめです。

このように人の手を介さない仕組みを導入することで、作業時間が短縮されるだけでなく、確認作業も減り、結果的に残業が減少するのです。

自動化を“続ける仕組み”にする

自動化の効果を長く続けるには、改善を繰り返すサイクルが必要です。
RPAは1度、導入して終わりではなく、毎月の運用レビューを行い、どの作業を次に自動化できるかを検討していくことで、残業削減の効果が定着します。

特におすすめなのは、小さな改善を称賛する文化づくりです。
これは、現場で自動化のアイデアを出した人を評価する仕組みのことで、これを設けることにより自然と改善が継続し、チーム全体で業務が軽くなるというメリットがあります。

まとめ

人事評価データの自動化は、作業から戦略への転換を生み出します。RPAを活用することで、集計や整形にかけていた時間を削減し、人が本来取り組むべき“人材育成・組織分析”に注力できるようになります。

グリットワークスでは、こうしたバックオフィスのRPA導入・定着支援を通じて、人事評価業務の効率化と品質向上をサポートしています。
「まずは集計の一部から自動化したい」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひご相談ください。