管理部門の少人数運営を支えるDX事例

はじめに

経理・人事・総務などの管理部門では、慢性的な人手不足が課題になっています。
1 人が複数業務を兼任、担当者不在時に業務が止まる…などの状況が続くと、効率だけでなく業務の正確性や属人化リスクにも影響を与えます。

このような背景から、近年注目を集めているのが RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）による自動化です。

RPAは、人の代わりに繰り返し作業を行うデジタル人材として、少人数体制でも安定した業務運営を支える強力なツールです。

本稿では、管理部門の少人数運営を支えるRPA導入事例をもとに、無理なく成果を上げる導入のポイントを解説します。

業務の偏りと属人化という少人数体制の課題

少人数の管理部門では、1人あたりの担当範囲が広く、業務が一人に集中しがちです。
特に次の3点が大きな課題として挙げられます。

　1. 業務が属人化しやすい
　　【理由】
　　手順が人に依存して共有できない
　2. 繁忙期に対応できない
　　【理由】
　　月末や年度末に処理が集中する
　3. ミスが起きても気づきにくい
　　【理由】
　　チェック体制の不十分さ

このような構造的な課題を解消するために、RPAを人の代わりに動く仕組みとして取り入れる企業が増えているのです。

RPA導入の第一歩は小さな自動化から始めること

うちは少人数だから、すぐに導入できない…と感じる企業も多いですが、RPA導入は大がかりなプロジェクトである必要はありません。実は、まず1人でも運用できる小さな自動化から始めるのが現実的です。
たとえば、次のような業務が導入効果を実感しやすい領域です。

　● 請求書データの仕分け・転記
　● 勤怠集計や経費精算のチェック
　● 支払予定リストの作成と送信

これらは業務手順のルールが明確で、定期的に発生する定型業務です。そのため、RPAを使うことで短期間で成果を確認でき、現場に無理なく定着させられます。

導入成功の鍵は “現場主導”の運用体制づくり

RPA導入を成功させるには、現場が主体となる運用体制をつくることが重要です。
現場担当者自身が、どの業務をどう改善したいかを考え、それをIT部門や外部パートナーと一緒に設計していくことで、使われ続ける仕組みになります。
特に有効なのが、次のような連携体制です。

　● 現場担当者：
　　【担当領域】
　　 自動化対象の洗い出しと運用テスト
　● 管理者：
　　【担当領域】
　　 導入効果の確認と社内調整
　● RPA推進担当／外部支援企業：
　　【担当領域】
　　 技術サポートと設定支援

それぞれが担当を担うことで、強固な連携体制を構築することができます。

“1人あたりの生産性”を上げる継続的改善

RPAを導入すると、単純作業の工数削減に加え、人がより付加価値の高い仕事に時間を使える環境が整います。ただし、導入して終わりではなく、改善を継続する仕組みが重要です。
たとえば、次のような改善サイクルを回すことで、RPAの運用精度と生産性が年々高まります。

　ステップ①：
　削減時間・処理件数の可視化による効果測定
　　▼
　ステップ②：
　現場とRPA管理者でレビューをし、改善検討
　　▼
　ステップ③：
　新ルールの再設計・展開

この循環を続けることで、RPAが人手不足を補うチームメンバーとして定着します。

まとめ

RPA は、人を減らすためのツールではなく、少人数でも確実に回る仕組みをつくるための手段です。
単純作業を自動化し、人は判断や改善に集中できるようになることで、管理部門は小さなチームでも成果を出せる強い組織へと進化します。

グリットワークスでは、こうした現場主導のRPA導入支援を通じて、中小企業・バックオフィスの生産性向上をサポートしています。「人が足りない」「業務が回らない」と感じたときこそ、RPA導入のチャンスです。
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。