現場マネージャー必見！小さく始める業務自動化

はじめに

DX推進や業務自動化というと、予算や人手が必要、全社導入はハードルが高いと感じる方も多いのではないでしょうか。
しかし、DXは必ずしも大規模に始める必要はありません。

実際、成果を上げている企業の多くは、1つの業務を自動化し、そこから横展開していく、スモールスタートの戦略を取っています。DX推進担当者や情報システム部門が支援すべきは、現場マネージャーが自部門の課題に気づき、まずやってみる文化を根づかせることです。

本稿では、小さく始めて大きく育てる業務自動化のポイントを紹介します。

なぜ“スモールスタート”が重要なのか

大きな投資や全社的な改革から入ると、現場がついてこないことが多々あります。
そこで有効なのが、まず1業務から自動化して成果を出すアプローチで次のような利点があります。

《スモールスタートの3つの利点》
　1. 短期間で成果を実感でき、成功体験が次の改善意欲につながる
　2. 小さな範囲で試せるため失敗してもリスクが低い
　3. 実際の効果を見せることで現場の理解・共感を得やすい

DXを進める上では、まず実感できる変化を起こすことが、組織全体を動かす第一歩となります。

小さく始められる業務自動化の領域

スモールスタートの自動化には、ルールが明確で反復の多い業務が最適です。難易度の高い領域からではなく、現場で困っていることから取り組むことが成功の鍵です。
次にスモールスタートにおすすめな業務の例を挙げます。

《自動化に適した業務の一例》
　● 報告書や日次データの転記・集計業務
　● メールの定期送信やリマインド通知作業
　● Excelベースの申請・承認作業を自動転送
　● 月次報告書の自動出力

まずは最初の1件を成功させることで、DXは難しくないという実感を現場に広げられます。

成功するスモールスタートの進め方

小規模な自動化を成功させるためには、スピード感と段階的な検証がポイントです。

《導入ステップ例》
　ステップ①：現場ヒアリングと課題洗い出し
　【ToDo】
　どの作業が時間を奪っているかを把握する
　　▼
　ステップ②：自動化候補の選定とPoC（＝試験導入）
　【ToDo】
　リスクが少なく効果が測りやすい業務から着手する
　　▼
　ステップ③：効果検証と次の展開計画
　【ToDo】
　削減時間・エラー率・満足度などを数値化して報告する

このプロセスを踏むことで、RPA導入が実験的施策ではなく、現場が納得して進める改善文化の起点となります。

DX推進担当者がサポートすべき3つのポイント

現場マネージャーの自動化を支援するには、DX推進担当者が伴走し、設計・検証・改善を一緒に回す体制が不可欠です。次にサポートのポイントをお伝えします。

《サポートのポイント》
　● 現場と同じ視点で課題を理解する
　　→ 机上の分析ではなく、実作業を見て判断
　● 月1回の改善レビューを実施
　　→ マネージャー・DX推進・情報シスが集まり、成果を共有
　● 成功事例を社内で共有する
　　→ 他部署がうちでもやってみようと思える文化づくりを行う
　　
このような支援こそが、RPAを導入するツールから組織を変える仕組みへと進化させます。

まとめ

DXの成功は、完璧な設計からではなく、実践による改善から生まれます。現場マネージャーが自ら動き、DX推進担当者が伴走することで、スモールスタートが全社変革の起点になります。

グリットワークスでは、業務自動化のスモールスタート支援を中心に、現場ヒアリング・設計・導入・運用定着まで一貫して伴走しています。無理のない範囲からDXを始め、成功事例を社内に広げるための支援を行い、“現場に根づくDX文化”の構築をサポートしています。
まずは、あなたの現場で“すぐに始められる自動化”を一緒に見つけてみませんか？
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。