現場の定型作業をなくして人材不足を解消する方法

はじめに

いま、日本の多くの現場で課題となっている人材不足。
採用が難しいだけでなく、限られた人員で多様な業務をこなす負担が現場を圧迫しています。
その一方で、日々の業務の中には、人が判断しなくても進められる作業が多く存在します。

これらの課題解決においてDX 推進担当者や情報システム部門が担うべきは、人を増やす前に人の時間を増やす仕組みを整えることです。

本稿では、定型作業の自動化を通じて、人材不足の現場を持続可能にする実践ポイントを紹介します。

人材不足が深刻化する現場の3つの構造的課題

単に人が足りないだけでなく、現場では次のような構造的な非効率が人材不足を加速させているのが現状です。

《非効率的な構造が生まれる理由》
　● 定型作業に時間を取られている
　　【理由】
　　入力・転記・報告などの手作業が多いため
　● 業務が属人化している
　　【理由】
　　特定の人しか対応できない工程が多いため
　● 改善活動の余力がない
　　【理由】
　　日々の対応で精一杯になり、見直しが進まないため

このような構造のままでは、人材を採用しても根本的な忙しさは変わりません。
つまり、仕組みそのものを再設計することが、人材不足解消の第一歩となります。

定型作業を自動化して“時間を生み出す”仕組み

RPAやクラウド連携ツールを導入することで、日々人が繰り返し行っている定型作業を自動処理できます。入力・転記・通知・集計といった手を動かす仕事を仕組み化することで、現場の生産性が飛躍的に向上します。

《自動化の主な対象業務》
　● 勤怠・シフト管理
　　【できること】
　　データの取り込み・承認・通知を自動化
　● 報告書作成・提出
　　【できること】
　　定型フォーマットへの入力・送信を自動処理
　● 在庫・注文データ更新
　　【できること】
　　異なるシステム間の転記を自動連携
　● メール・チャット通知
　　【できること】
　　報告・確認依頼を定期送信
　　
自動化の目的は人を減らすことではなく、人が価値を生む仕事に集中できる環境をつくることです。

自動化を“現場で使える仕組み”にするステップ

自動化の設計は、現場が理解し、実際に活用できる形で導入することが大切です。
ポイントは段階的に導入しながら、自動化の成功体験を積み上げることです。

《導入ステップ例》
　ステップ1： 現場業務の棚卸し
　　【ToDo】
　　定型作業の頻度・負荷・ミス率を可視化する
　ステップ2： 自動化対象の選定
　　【ToDo】
　　効果が高く、リスクの少ない作業から着手する
　ステップ3： 試験導入・フィードバック
　　【ToDo】
　　実運用を通じて調整・改善を行う

これらのステップを踏むことで、ツールを導入するDXから現場が使いこなすDXへと変化します。

人材不足を補う“仕組み運用”の継続設計

自動化の導入後は、継続的に運用を改善する体制づくりが鍵になります。
現場・情報システム部門・DX 推進担当が連携し、定期的に効果をモニタリングすることで、仕組みが止まらず進化し続けます。

《運用定着のための3つの実践》
　1． 月次レビューの実施
　　【ToDo】
　　処理件数・削減時間・エラー数を共有する
　2． 業務変更への柔軟対応
　　【ToDo】
　　ルール変更や新業務に即応できる設定管理する
　3． 成果の可視化と共有
　　【ToDo】
　　削減効果をデータ化し、社内全体へ発信する

人に依存しない仕組みが整うことで、人材不足の影響を最小化できます。

まとめ

人材不足を根本から解消するには、採用や残業だけなく、業務構造そのものの改革も必要です。
そのためには定型作業をなくし、仕組みで現場を動かすことで、限られた人員でも成果を上げることが可能になります。

グリットワークスでは、現場業務の可視化・自動化・運用支援を通じて、“人が足りなくても回る仕組み”づくりを支援しています。DX 推進担当者や情報システム部門と連携しながら、人材不足時代に対応する業務基盤を共に構築します。
まずは、あなたの現場で“人がやらなくても進む作業”を一緒に見つけてみませんか？
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。