月次処理を効率化した管理部門のDX体験談

はじめに

経理・人事・総務などの管理部門にとって、毎月やってくる月次処理は避けて通れない大仕事です。
請求書の整理、経費の取りまとめ、勤怠データの確認など、作業が集中し、月末になるとチーム全体が慌ただしくなる企業も少なくありません。

しかし、近年ではDX（デジタルトランスフォーメーション）の進展により、こうした月次業務を自動化や仕組み化によって効率的に行う企業が増えています。

本稿では、実際にDXを導入して月次地獄を抜け出した管理部門の体験談をもとに、業務効率化のステップと成功のポイントを紹介します。

RPA導入前：手作業に追われる日々

とある製造業の中堅企業A社では、経理担当が毎月の請求・支払い処理に追われていました。

【当時の課題】
　● 請求データを紙とExcelで突き合わせ作業
　● 経費精算の集計が手作業でミスが多発していた
　● 他部署との確認に時間がかかり、締めが月初までずれ込みがちだった

担当者は、終わらない処理・確認メールの山・残業続きに疲弊していました。
当時は、これが普通と思っていたそうですが、経営層からDXを進めたいという方針が出たことをきっかけに、RPA導入を検討することになります。

RPA導入の決め手：現場主導の“小さなDX”

A社が導入したのは、ノーコードで扱える小規模RPAツールでした。
IT知識がなくても設定できることがポイントで、最初は経理担当者自身が試しながら自動化を進めました。

【自動化の対象業務】
　●請求書データの照合をRPA化
　● 経費精算データの集計を自動化
　● 処理後の完了報告メールを自動送信

これらの施策により、処理時間が約40％削減、ヒューマンエラーはほぼゼロ状態になりました。
そして、何よりもミスを恐れず業務改善に挑戦できる雰囲気が会社全体に生まれたといいます。

DX定着までのステップ

導入効果を一過性にしないため、A社では次のように現場主導で回すDXを定着させる取り組みを進めました。

《3ステップでが始められる進め方》
　ステップ①： 改善ミーティングの定期開
　【ToDo】
　経理担当・総務担当・RPA管理者が月1回集まり、運用結果と改善点を共有する
　　▼
　ステップ②： 運用マニュアルの作成・更新
　【ToDo】
　担当者が交代しても同じ品質で運用できるよう、RPA手順書を整備する
　　▼
　ステップ③：成果を全社共有
　【ToDo】
　業務削減時間や改善効果を社内報で発信し、他部門にもDXを拡大させる

この運用・共有・改善のサイクルにより、A社ではDX＝特別なものから日常の仕組みへと変化しました。

DX導入を成功させる3つのポイント

A社の事例から見えてきた、DX成功のポイントは次の3つです。

　1. 完璧よりにまず試す精神で始める
　2. 属人化させない仕組み（マニュアル・共有）を整える
　3. 定期的に成果を振り返り、改善サイクルを回す

特に3つ目の振り返りは重要で、A社では月1回の運用レビューを経理担当・管理職・システム担当の3者で実施しています。ここでエラー件数・削減時間・新たな自動化候補を共有し、継続的に改善を進めているのです。

まとめ

DX導入は、システム部門だけで進めるものではありません。
A社のように、現場の課題から始め、担当者自身が改善に関わることで、小さな変化が大きな成果につながります。

グリットワークスでは、こうした現場主体のDX推進支援を通じて、バックオフィスの生産性と働きがいを両立する仕組みづくりをサポートしています。
まずは、「月次処理のどこにムダがあるか？」を見直すところから始めてみませんか？
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。