採用業務をペーパーレスで進める考え方3選

はじめに

書類の印刷・押印・スキャン・保管といった業務は、手続きを複雑にし、採用担当者の時間を圧迫しやすいものです。特に採用活動の動きが活発な時期は、処理が追いつかず、対応が後ろ倒しになることで候補者への案内遅延が発生するリスクもあります。

そのリスクを回避するため、電子化を進めることで、提出・確認・管理の全体がスムーズにつながり、業務負担を抑えながら選考のスピードも維持できます。

本稿では、ペーパーレス化を進める際の手順を4つの視点から整理します。

最初に取り組みたい“現状プロセスの棚卸し”

紙を使う業務がどこに潜んでいるかを把握することが、電子化の出発点になります。
まずは、次の3つのポイントをチェックすることから始めましょう。

　1. 紙での提出が残っている場面を特定
　　【理由】
　　エントリーシートや契約関連など、印刷が必要な工程を明確化するため
　2. 保管ルールの確認
　　【理由】
　　ファイルの置き場所や共有方法を整理し、影響範囲を把握するため
　3. 関係者の動きの可視化
　　【理由】
　　承認の流れが複雑になっている部分を洗い出すため

紙文化に依存している部分を把握することで、改善の方向性が見えてきます。

運用のムダを削る“電子化ツールの選定

つづいて、整理した内容をもとにどの工程をどのサービスで置き換えるかを検討します。

　1. 電子署名ツールの導入検討
　　【理由】
　　押印作業を不要にし、契約関連のスピードを高めるため
　2. データ提出フォームの活用
　　【理由】
　　応募者に入力してもらうだけで情報が揃うため、転記作業がなくなるため
　3. 文書管理機能の活用
　　【理由】
　　ファイルの検索・更新が容易になり、管理の手間が減るため

紙を使わない運用が整うほど、判断スピードも安定します。

現場が使いやすい“導入フローの設計”

ツールは入れただけでは定着しないため、使い方の整理を行うことは必要不可欠です。
次のような使い方を参考にし、運用の定着を図りましょう。

　1. 運用手順の共有
　　【ToDo】
　　どの工程で誰が何をするかを明確にする
　2. サンプルデータでの試行
　　【ToDo】
　　実際の書類を使い、トラブルが起きる部分を事前に確認する。
　3. ルール周知の徹底
　　【ToDo】
　　操作方法や更新ルールを統一し、混乱を防ぐ

迷わず進められる状態がつくられることで、採用担当者の負担が増えずに活用が進みます。