成果に集中するために現場の雑務をRPAに任せよう

はじめに

どの現場にも存在するのが、やらなければならないけれど、付加価値を生まない仕事です。これに該当するのが、データ入力、報告書作成、チェックリストの更新、メール送信といったいわゆる雑務ですが、1件あたりの作業は小さくても複数件まとめて処理をすることで気づかないうちに膨大な時間を奪っています。

DX推進担当者や情報システム部門が果たすべき役割は、このような人の手でしかできないと思われている仕事を洗い出し、RPAを活用して人が考える・決める・動かすことに集中できる環境を整えることです。

本稿では、雑務を自動化することで現場の集中力を取り戻す方法と、その導入ステップを紹介します。

雑務が生産性を下げる3つの構造

雑務が減らないのは、単なる作業量の問題ではなく、次にような仕組み上の課題が背景にあります。

　● 作業が分散しており可視化されていない
　● 属人化が進み、他者が手を出せない
　● 改善の優先度が低く後回しにされる

結果として、現場では手が空いた人が雑務を担う文化が根づき、本来の成果創出業務に使うべき時間が削られているのが現状です。

RPAが雑務処理を変える仕組み

RPAを導入することで、雑務の多くにある人の判断を要しない作業から自動化が可能です。人が入力・チェック・送信していた定型作業を、ソフトウェアロボットが24時間ミスなく処理します。
次に代表的な自動化の例を挙げます。

《RPAによる代表的な自動化例》
　● Excelやクラウド間の情報を自動連携したデータ転記・照合
　● 定期報告やリマインドメールの配信・通知
　● 報告書・日報の入力内容を定型フォーマットにまとめて自動出力
　● 完了状況をチェックリストに自動反映した可視化
　　
RPAは雑務を減らす技術ではなく、人の時間を取り戻す仕組みです。

現場に浸透する自動化の進め方

雑務の自動化を進める際、重要なのは次のような現場起点の導入プロセスです。

《導入ステップ例》
　ステップ①：
　誰が・何のために・どれくらい時間を使っているかを把握するため業務の棚卸
　　▼
　ステップ②：
　頻度が高くルール化しやすい業務を優先しながら、自動化対象の優先順位を設定
　　▼
　ステップ③：
　試験運用で現場メンバーの操作感・効果・安定性を検証し、定着を確認

この流れを踏むことで、RPA導入が単なる効率化ではなく、現場の意識改革として浸透していきます。

継続的に成果を出すための3つのポイント

RPA導入後は、運用を回す仕組み変えることで、長期的に成果を維持できます。

《成功のための3つの取り組み》
　1. 月1回の運用レビュー会
　　【ToDo】
　　DX推進担当者・情報システム部門担当者・現場責任者が参加し、処理件数・削減時間・課題を共有
　2. 業務ルール変更への柔軟な対応
　　【ToDo】
　　現場の改善提案を吸い上げ、RPAシナリオを即時更新
　3. 成果の見える化と発信
　　【ToDo】
　　削減した時間や工数をデータ化し、社内に共有して理解を促進

このような取り組みが、RPA を作業代行ツールから業務最適化の仕組みへと進化させます。

まとめ

雑務の自動化は、単なる省力化ではなく、組織全体の集中力を取り戻すための施策です。RPAを活用して人がやるべきでない仕事を手放すことで、現場は本来の成果に集中し、企業全体のパフォーマンスが向上します。

グリットワークスでは、バックオフィスから現場業務まで、雑務の可視化・設計・自動化・運用定着までをワンストップで支援しています。
DX推進担当者や情報システム部門と連携しながら、“使われ続けるRPA”を現場に根づかせる仕組みづくりを行っています。
まずは、あなたの現場で“RPAに任せられる雑務”を一緒に見つけてみませんか？
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。