定型業務から抜け出すためのバックオフィスDX

はじめに

経理・総務・人事などの管理部門では、毎日のように同じ処理を繰り返す定型業務が存在します。
請求処理、データ転記、各種申請の確認など…、どれも会社を支える大切な業務ですが、担当者が一日中ルーチンに追われてしまう構造では、改善や企画といった本来の価値創出業務に時間を割くことができません。

この課題を解消するには、人が頑張るではなく、仕組みで回す発想への転換が必要です。
特にRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やクラウド連携を活用した定型業務の自動化が効果的です。

本稿では、定型業務から抜け出し、自ら考え、動くバックオフィスを実現するための手順を解説します。

なぜ、定型業務が増え続けるのか

定型業務が減らない原因は、個人の努力ではなく仕組みの設計そのものにあります。
特に以下の3点がボトルネックです。

　● 業務が部門ごとに分断され、実は同じ情報を複数回入力している
　● 属人化により業務のやり方が統一されていない
　● 手順を変えづらい“慣習”が残っている

このような状態では、どんなに効率化を意識しても入力→確認→報告のループから抜け出せません。

まずは、どの業務が人の手に依存しているかを可視化し、自動化や標準化の余地を見つけることが第一歩です。

“自動化できる業務”の見極め方

すべての業務を自動化する必要はありません。
RPA導入の効果が出やすいのは、次のようなルール化・反復性の高い業務です。

　● Excelやシステム間のデータ転記
　● 勤怠・経費のチェック
　● 定期レポート作成・配信
　● メールの自動送信や通知業務

一方で、判断や対話が必要な業務は、人が担うべき領域です。
自動化の目的は、すべてを機械に任せることではなく、人が価値を生む時間を取り戻すことにあります。

定型業務を減らす“業務設計”の考え方

定型業務を減らすためには、まず業務フローの再設計が欠かせません。
つまり、単にツールを導入するだけでなく、情報の流れを一本化する設計が重要なのです。
たとえば、次のような業務が挙げられます。

　● 申請～承認～処理をクラウドワークフローで一元管理
　● 各システムをAPI連携してデータを自動同期
　● 定期処理をRPAで自動実行し、結果をSlack通知

これにより、人が回す構造から仕組みが回す構造へ変わります。
この転換こそが、定型業務に追われない組織の鍵です。

“考える時間”を増やす文化をつくる

仕組みが整っても、現場が改善に時間を使う意識を持てなければ意味がありません。
そこで重要になるのが、定期的な振り返り（レビュータイム）です。

月1回などのペースで、現場担当者・管理職・RPA管理者が一緒にレビュータイムを設け、自動化による時間削減効果や新たな課題を共有します。

改善提案を出したメンバーを称賛する文化を育てることで、現場から自然に考える時間が生まれ、継続的な変化が根づきます。

まとめ

定型業務を減らす目的は、楽をすることではなく、考える余白を取り戻すことにあります。
RPAやクラウド連携で繰り返し作業を自動化すれば、人は創意工夫・課題発見・提案などの高付加価値業務に時間を使えるようになります。

グリットワークスでは、こうした現場から始める業務設計支援を通じて、”仕組みで回るバックオフィス”への転換を支援しています。まずは小さな業務から、改善の一歩を踏み出してみませんか？
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。