DX事業
商談時間を倍増させる営業報告の自動化入力
はじめに
営業活動のデータは、会社の意思決定に欠かせません。
しかし、商談後のデータ入力の手間は大きく、営業担当が本来の商談時間を削られているケースも多く見られます。
DX推進担当者や情報システム部門が注力すべきは、この入力業務の非効率を仕組みで解消し、データ精度と営業生産性を両立させることです。
RPAやAPI連携などのツールを活用することで、報告データの登録・集計・通知を自動化し、営業がより付加価値の高い活動に専念できる環境を整えられます。
本稿では、営業報告業務の自動化によって営業チームの時間を創出し、DX推進部門がどのようにその仕組みを支援できるかを紹介します。
営業報告の入力で非効率が生まれる構造
データ入力業務の属人化は、システム設計や運用ルールの複雑さに起因します。
たとえば、次のようなことが大きな原因となります。
● 複数システムへの重複入力
● 報告フォーマットの乱立
● 入力・確認工程の属人化
DX視点では、これらをデータフローの断絶として捉え、1回の入力で全社が使えるデータを生成する仕組みを整えることが重要といえます。
RPAとAPI連携による“自動入力インフラ”の構築
RPAは既存システム間のデータ転送を代行し、API連携と併用することで入力業務の自動化基盤が完成します。
【代表的な自動化の例】
● 営業メールやフォーム内容をCRMに自動登録
● Excel報告書の内容をBIツールへ転送
● 未報告者への自動リマインド
DX 推進担当者は、この仕組みを部分最適ではなく、全社データ統合戦略の一環として設計すべきです。
DX部門がリードする現場支援のステップ
DX推進担当者が営業部門の自動化を進める際は、ツール導入ではなく、運用定着をゴールに設計します。
《導入ステップ》
ステップ①：現行データフローの棚卸し
【ToDo】
入力・承認・参照の流れを可視化し、重複を洗い出す
▼
ステップ②：自動化設計・PoC実施
【ToDo】
小規模範囲で検証し、既存システムとの整合性を確認する
▼
ステップ③：KPI設定と展開
【ToDo】
営業活動時間・報告提出率・データ精度などの指標をモニタリングする
現場の課題を技術で支える、DX推進の本質こそ、ここにあります。
運用・改善を継続させる仕組み
導入後は、営業部門・DX推進・情報システムの三位一体で次のような改善を続けることが重要です。
● 営業責任者・情報システム部門担当者・DX推進担当者による月1回のRPA運用レビュー会実施
● 実利用率・削減時間・満足度をはじめとする利用データの分析と改善提案
● 報告→見積→契約までの連携へなど自動化スコープの拡張
このような継続的な改善が、RPA を導入したツールから営業活動を支える仕組みへと進化させます。
まとめ
営業担当の入力作業を減らすことは、単なる効率化ではなく売上創出への直接投資です。
RPAやAPIを活用し、入力・集計・通知の仕組みを自動化することで、DX推進部門は間接業務の最適化から売上を支える存在へと進化します。
グリットワークスでは、営業報告や入力業務の自動化をはじめ、現場に寄り添ったDX導入支援を行っており、業務設計からツール選定、運用定着までワンストップで伴走し、「現場に根づく自動化」で成果を上げる仕組みづくりを支援しています。
まずは、営業部門のどこに“自動化の余地”があるかを一緒に可視化してみませんか？
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。