DX事業
勤怠集計を支える、人事部業務の仕組み化
はじめに
毎月の勤怠集計は、人事・労務担当者にとって最も手間のかかる業務のひとつです。
Excel へのデータ取り込み、残業時間の確認、有給残数の算出など、複数システムから情報を集めて整える作業には多くの時間がかかります。
こうした勤怠集計の負担を軽減する方法として、近年注目されているのが RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）です。
RPAを活用することで、勤怠データの収集・加工・照合を自動化でき、集計作業の時間短縮だけでなく、ヒューマンエラーの防止も実現できます。
本稿では、人事部が知っておくべきRPAによる勤怠集計の効率化手法を、導入ステップと活用のコツを交えてわかりやすく解説します。
勤怠集計が時間を奪う3つの原因
勤怠集計に時間がかかる主な理由は、次の3つに整理できます。
1. システム間の連携不足
【理由】
勤怠・給与・人事台帳がの情報がバラバラなため
2. データの形式不一致
【理由】
CSVやExcelのフォーマットが統一されていないため
3. 手作業によるチェック作業
【理由】
残業・休暇・打刻漏れの確認を人手で実施しているため
これらが重なることで、月末や給与締め日前に業務が集中し、残業の原因となります。
RPAを導入することで、これらの“繰り返し・ルール化できる作業”を自動化し、人事担当者が“確認・判断”に専念できる仕組みを構築できます。
RPA導入前に整理すべき“データとルール”
勤怠集計を自動化するには、まずデータの整理とルールの明確化が必要です。
RPAは人の判断を代行するツールではなく、ルールに従って動くロボットなのです。
そのため、最初にどのデータを、どの条件で、どう扱うのか、を定義しておくことが重要です。
たとえば以下のように整理します。
● 対象データ：勤怠打刻、休暇申請、残業申請、勤務区分
● チェック条件：所定労働時間との乖離、未打刻、承認漏れ
● 出力形式：月次集計表、エラー一覧レポート
このように事前整理を行うことで、RPAが確実に動作し、誤判定を防ぐことができます。
勤怠集計を自動化するRPAの実行ステップ
勤怠集計におけるRPA活用の具体的な流れは、次のようなステップで構成されます。
1. 勤怠システムから日次・月次データを自動ダウンロード
2. フォーマット統一と不要データの削除し、ExcelやCSVを自動整形
3. 残業時間・有給残数・未承認データの自動チェック
4. 集計結果をレポート化し、関係者にメール送信
これらを RPA が実行することで、勤怠集計の処理時間は従来の3分の1以下（約60～70％削減）に短縮され、手動ミスのリスクも大幅に低減します。
“人とRPAの役割分担”で定着を図る
勤怠集計のRPA運用を長く続けるには、人とRPAの役割分担を明確にすることが欠かせません。
たとえば次のような考え方です。
● RPAの役割：
データ処理・照合・レポート作成などのルール化された業務
● 人の役割：
エラー確認・ルール変更・改善提案などの判断業務
また、月ごとに人事担当者とRPA管理者がレビュータイムを設け、運用状況やエラー傾向を振り返ることでRPA の設定を更新し、精度を高めていくことができます。
まとめ
勤怠集計の自動化は、単なる業務効率化ではなく、人事部が考える時間を取り戻す取り組みです。
RPAを導入することで、確認作業や照合作業の負担を減らし、人は人材戦略・働き方改善など、より価値の高い業務に集中できます。
まずは、毎月同じ手順で繰り返している作業を1つ選び、そこから小さくRPA化を始めてみましょう。
グリットワークスでは、こうした現場で動くDXの導入支援を通じて、人事労務担当者の負担軽減と働き方改革をサポートしています。
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」
という方は、ぜひお気軽にご相談ください。