人手不足の時代に合う管理部門DXのはじめ方

はじめに

中小企業を中心に、経理・人事・総務などの管理部門では慢性的な人手不足が続いています。
求人を出しても応募が来ない、1人で複数業務を兼任している…など、このような状況が長引くと、既存社員の負担が増え、ミスや離職にもつながります。

しかし、今の時代は人を増やすより仕組みで減らす発想が重要です。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やクラウド連携などの DX ツールを活用すれば、限られた人数でも安定して業務を回せる体制を整えることが可能です。

本稿では、人手不足を抱える管理部門が最初に取り組むべき自動化の第一歩を、具体的な進め方と成功のコツを交えて解説します。

人手不足が深刻化する3つの要因

管理部門の人手不足は、単なる採用難だけが原因ではありません。
実は、業務構造そのものに人を減らせない理由が潜んでいるのです。

　● 属人化が進み、引き継ぎが難しい
　● 定型業務が多く、自動化が進んでいない
　● 業務改善を考える余裕がない

このように、業務が人に依存する構造になっている限り、採用を増やしても負担は根本的に減りません。

解決の鍵は“仕事を減らす仕組み”にある

人手不足の解決にはまず、仕事の中身を見直すことが必要です。
すべての業務を人が行うのではなく、仕組みで置き換えられる部分を見極めましょう。
たとえば次のような取り組みが効果的です。

　1. RPAでの自動処理
　　例：経費データの転記、請求書の仕分け、勤怠集計など
　2. クラウドワークフロー
　　例：申請・承認を自動化し、紙回覧を廃止
　3. チャットボット導入
　　例：よくある社内問い合わせを自動応答

これらを少しずつ取り入れることで、“人がいなくても止まらない仕組み”が構築されます。

自動化を始めるステップ “1人でも回る業務設計”へ

人手不足の組織ほど、小さく始めて確実に回すことが重要です。
自動化を軌道に乗せるには、やみくもにツールを導入するのではなく、現状を整理し、段階を踏んで進めることが成功の鍵となります。

《導入ステップ例》
　ステップ①： 業務の棚卸し
　誰が・どの作業を・どれくらいの時間で行っているかを可視化する
　　　▼
　ステップ②： 自動化しやすい業務の選定
　ルール化されている・繰り返し発生している業務を優先する
　　　▼
　ステップ③：試験導入と効果測定
　1工程からテストし、削減時間と成果を見える化する

最初から全体を変えようとせず、1 人でも回る仕組みを1つずつつくることで、安定した運用につながります。

継続的に人手不足を補う仕組みを育てる

DXを導入したあとに大切なのは、継続的に仕組みを育てることです。
たとえば、次のような体制を整えると少人数でも効率的に運用できます。

　● 稼働状況・エラー・改善点を共有ため、現場担当者とRPA管理者による月1回のレビュー会実施
　● 属人化を防ぎ、新人でもすぐに対応可能できる業務マニュアルのクラウド化
　● 改善提案の仕組み化し、小さな改善を定期的に共有・表彰する

このような継続的な仕組みが、人を増やすよりもはるかに組織を強くする結果につながります。

まとめ

人手不足の解決策は、採用強化だけではありません。
RPAやクラウドなどのDXツールを活用して、人がいなくても止まらない仕組みを作ることで、限られた人数でも高い生産性を維持できます。

グリットワークスでは、こうした人手不足を補う自動化設計・導入支援を通じて、管理部門が”少人数でも成果を出せる組織”へ変わる支援を行っています。
まずは、“人ではなく仕組みで回す”一歩から始めてみませんか？
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。