DX事業
人事部門の働き方が変わるRPA活用
はじめに
働き方改革という言葉がすっかり定着した今、人事部門自身の働き方はどうでしょうか。
採用、労務、教育、評価など…本来は人と組織を育てる部門であるにもかかわらず、日々の事務処理や調整業務に追われ、改革を進める時間すら確保できないという声を多く聞きます。
そこで注目されているのが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）による業務自動化です。RPAは、手作業に頼ってきた事務処理を正確かつ高速にこなすことで、人事部門の生産性を飛躍的に高めます。
本稿では、働き方改革の出発点はRPAからという観点で、人事業務の効率化と時間創出の具体策を解説します。
人事部門の“働き方改革”が進まない理由
人事部門の働き方改革が遅れている背景には、人のサポートをする側だから、まず自分たちは後回しになっている、という構造があります。
さらに次の3つの要因が重なることで働き方改革が進まないともいわれています。
1. 採用事務・勤怠管理・申請処理といった定型業務が多く、業務量が減らない
2. 承認・確認作業など部署間調整が多く、待ち時間が発生する
3. 属人化により、業務がブラックボックス化している
この状態では、いくら効率化を意識しようとしても実現が難しく、結果的に残業や休日対応が常態化してしまいます。
RPAで変わる人事業務
RPAは、人事業務の中でも特にルール化・反復処理が多い領域に効果を発揮します。
たとえば次のような業務が自動化におすすめです。
● 勤怠集計・給与データ作成
【理由】
勤怠システムと給与ソフトのデータを自動連携できるため
● 入退社手続き
【理由】
社員情報の登録・削除を自動処理ができるため
● 採用管理：
【理由】
応募者データの取り込みや面接日程通知を自動化できるため
● 人事評価の集計：
【理由】
シート回収・統合・分布表作成を自動化できるため
これらの業務自動化により、担当者は入力・転記から解放され、判断・分析・対話に時間を使う人事へシフトできます。
小さな改善から始める働き方改革のステップ
RPA導入は、一気に進めようとせず、小さな成功体験から積み上げることがポイントです。
次のようなステップでまずは、始めてみましょう。
《導入3ステップ》
ステップ①： 業務の棚卸し
【ポイント】
どの作業に時間がかかっているかを洗い出す
▼
ステップ②：自動化対象の選定
【ポイント】
ルール化されており、頻度の高い業務を優先する
▼
ステップ③：試験運用→効果測定
【ポイント】
削減時間・ミス件数を比較し、全社展開する
たとえば、毎月の勤怠集計、応募者データの成形など、一見地味でも負担の大きい業務を1つ自動化するだけでも、チーム全体の働き方が大きく変わります。
“続く改革”を実現するための運用ポイント
働き方改革を継続するには、改善を仕組み化することが欠かせません。
RPAを導入して終わりにせず、定期的な運用レビューを行いましょう。
具体的には次のような内容を確認します。
● 処理回数・エラー件数・時間削減量などRPAの稼働状況
● 自動化した業務の使われ方や現場満足度
● 新たに自動化できそうな業務の発掘
このレビューを、人事担当者・管理職・RPA推進担当が協働で行うことで、改革をやりっぱなしにせず、進化し続ける仕組みに変えられます。
まとめ
人事部門の働き方改革は、他部署の模範となる重要な取り組みです。
RPAを活用して事務作業を効率化することで、人事担当者は社員と向き合う時間を増やし、人を支えるという本来の役割に集中できるようになります。
グリットワークスでは、こうした人事業務のRPA導入・定着支援を通じて、バックオフィス全体の生産性向上をサポートしています。まずは、あなたの人事部門で「自動化できる業務」を見つけるところから始めてみませんか？
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。