人事評価集計を効率化するためのDX手法

はじめに

人事評価シートの回収・入力・集計など、評価シーズンになると、担当者はスプレッドシートやExcelを開きながら、提出状況の確認だけで1日が終わる、集計ミスが怖くて夜遅くまで確認する…といった、集計地獄に陥ることも少なくありません。

このような業務の多くはルール化された繰り返し作業であり、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用することで自動化が可能です。RPAを導入することで、提出データの集計・統合・レポート作成までを自動処理でき、人事担当者は確認と分析に集中できるようになります。

本稿では、人事評価のデータ集計を自動化するメリットと導入のステップを具体的な運用イメージとともに紹介します。

人事評価集計が煩雑化する理由

人事評価は人と数字を扱うため、集計作業が特に複雑です。
その要因は次の3つに整理できます。

　1. 部門ごとに異なる評価シートでフォーマットが統一されていない
　2. メール・クラウド・紙などが混在し、提出経路がバラバラ
　3. データ成形や集計を人手で行っている

この結果、同じデータを複数回入力する必要があり、一部の項目だけ更新漏れといったミスが発生しやすくなります。RPA を導入することで、このような手作業を自動処理に置き換え、精度とスピードを両立できます。

RPAで自動化できる“集計業務”の範囲

RPA は人事評価業務の中でも、特に次の 4 つのような定型・繰り返し処理に強みを発揮し
ます。

　● クラウド上から提出データの自動ダウンロード・フォルダ整理
　● 複数部署分のExcelファイル統合・集計
　●平均点・評価分布など集計結果の自動レポート化
　● 未提出者へのリマインドメール送信

これらを自動化することで、集計作業にかかる時間を50〜70％削減できるだけでなく、ヒューマンエラーを防ぎ、正確な評価データをスピーディに経営層へ提出できます。

“小さな自動化”から始めるという導入ステップ

人事評価システムを全社的に刷新するのは時間もコストもかかります。
そのため、まずはRPAを使った部分自動”から始めるのがおすすめです。

《ステップ例》
　ステップ①：
　誰が・どこに・何を提出しているかを可視化し、現行の評価フローを整理する
　　　▼
　ステップ②：
　集計・統合・リマインドなどRPA化しやすい工程を選ぶ
　　　▼
　ステップ③：
　一部部署のみなど試験運用で精度を確認する

最初の成功体験を社内で共有し、他部署に横展開することで、少しずつ全社の評価プロセス標準化へとつなげることができます。

自動化で得られる“データ活用の余裕”

集計作業を自動化すると、単に時間が浮くだけでなく、分析の質が大きく変わります。
たとえば、次の3つのような人材マネジメント施策に活かせます。

　● 部署別・職種別の評価傾向の可視化
　● 高評価者と昇進・離職率の相関分析
　● 評価フィードバックのスピード向上

RPAによって集計ミスが減り、正確なデータが即座に使えるようになることで、人事部門は評価をまとめる部署から人材戦略を提案する部署へと進化します。

まとめ

人事評価データの自動化は、作業から戦略への転換を生み出します。RPAを活用することで、集計や成形にかけていた時間を削減し、人が本来取り組むべき人材育成・組織分析に注力できるようになります。

グリットワークスでは、こうしたバックオフィスのRPA導入・定着支援を通じて、人事評価業務の効率化と品質向上をサポートしています。
「まずは集計の一部から自動化したい」という方は、ぜひご相談ください。