営業チームの事務作業を減らすためのRPA活用法

はじめに

営業チームの多くが抱える課題は、本来の営業活動以外に時間を取られていることです。
日報入力、顧客データ更新、見積書作成、メール整理など、1 件あたりは短時間でも積み重なると1日の半分を事務処理に費やしているケースもあります。

DX推進担当者や情報システム部門の使命は、このような非コア業務をテクノロジーで削減し、営業担当者が顧客対応と提案に集中できる時間を最大化する仕組みをつくることです。

本稿では、営業事務の自動化がもたらす効果と導入ステップを現場目線と推進側の両面から解説します。

事務処理が営業活動を圧迫する3つの要因

営業チームの事務作業が減らない理由は、次のような業務構造にあります。

　● CRM・SFA・経理連携など複数システムへの重複入力
　● 見積書や報告書を手作業で作成
　● 管理部門とのExcelやメールでのやり取り

このような状況では、営業の報告・共有が目的化してしまい、本来の営業活動に時間を使えない構造となり、結果、非効率が生まれます。

RPAが変える営業チームの働き方

RPAを導入することで、営業活動の裏側にあるルーチン作業を自動化し、現場時間を取り戻すことができます。次に営業チームのDX化に適した業務例を挙げます。

《営業チームでのRPA活用例》
　● 営業報告・日報入力の自動化
　　例：Excelやメールの内容を自動でSFAへ登録
　● 見積書・契約書の自動作成
　　例：テンプレート化＋入力情報を自動反映
　● 売上データの集計・レポート出力
　　例：RPAが指定フォーマットに自動転記
　● 定例報告メールの送信
　　例：報告データを添付して自動送信

これらを組み合わせることで、営業チーム全体の非効率の山を削減し、1人あたりの顧客接点数を増やすことが可能です。

DX推進担当が主導する仕組みづくり

営業領域のRPA導入は、業務をよく知る現場との連携が不可欠です。そしてDX推進担当者には、次のような現場の小さな課題から始める設計力が求められます。

《導入ステップ例》
　ステップ①： 業務フローの可視化
　【ToDo】
　報告・集計・資料作成など、事務作業の棚卸し
　　▼
　ステップ②：自動化対象の選定
　【ToDo】
　発生頻度が高く、ルールが明確な作業を優先する
　　▼
　ステップ③：試験運用と効果測定
　【ToDo】
　削減時間・エラー削減率・現場満足度を確認する

このプロセスを踏むことで、RPA導入は部分的な効率化ではなく、営業全体の生産性を高める戦略的自動化へと発展します。

成果を定着させる3つの運用ポイント

RPAの価値は、導入した後に決まります。そして継続的に成果を出すためには、DX推進担当者が中心となって行う、改善サイクルを回す仕組みが必要です。
次に成功へ導く取り組みの一例を挙げます。

《成功のための3つの取り組み》
　● 月1回の運用レビュー会を実施
　 【ToDo】
　　営業管理者・DX推進・情報シスが集まり、処理数・エラー率・満足度を確認する
　　　▼
　● 自動化シナリオの見直し
　 【ToDo】
　　新しい営業施策やツール変更に合わせて更新する
　　　▼
　● 自動化範囲の拡張
　 【ToDo】
　　削減時間や成果を社内に発信し、他部署展開を促進する
　　
このような継続的な取り組みこそが、RPAを便利な仕組みから営業力を底上げする基盤へと進化させます。

まとめ

営業チームにおける事務作業の自動化は、単なる作業効率化ではなく、営業力そのものを強化する施策です。DX推進担当者や情報システム部門が、RPAを軸に業務プロセスを再設計することで、現場はより多くの顧客に時間を割けるようになります。

グリットワークスでは、営業・管理・製造・物流など各現場に合わせたRPA導入支援を行っています。
現場ヒアリングからシナリオ設計、運用定着までワンストップで伴走し、“現場で使われ続ける自動化”を実現しています。
まずは、あなたの営業チームで“自動化できる事務作業”を一緒に見つけてみませんか？
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。