RPA 導入で新人教育の負担を減らす方法

はじめに

新入社員や異動者を迎えるたびに、OJT（現場教育）に多くの時間を割いている管理部門ですが、教える人が常に手いっぱい、マニュアルが古くて機能していない…などの声をよく耳にします。

実際、経理・総務・人事などの業務は属人化しやすく、引き継ぎも複雑なため、新人が1人前になるまでに時間がかかり、教育担当者の負担が大きくなりがちです。

そこで注目されているのが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用した業務の自動化・標準化です。

RPAを導入することで、教えなくても同じ結果が出る仕組みを作り、教育の効率と業務品質を同時に高められます。

新人教育が負担になる3つの要因

新人教育が現場負担になる背景には、次のような構造的な3つの課題があります。

　1. 業務が属人化しており、手順が言語化されていない
　2. 人によってやり方が違うため、教える内容にばらつきがある
　3. OJTに頼りすぎて、教育時間が膨れ上がる

この状態では、新人が1人増えるたびに教育コストが上昇し、教える人が疲弊するサイクルに陥ります。

RPA で変わる教育のあり方

RPAを導入すると、業務の流れをプログラム化する過程で、自然と業務手順が可視化・標準化されます。
これにより、教育の現場では次のような変化が生まれます。

　● 新人に口頭で細かく説明しなくても、同じ処理結果が得られる
　● 業務フローが明文化され、誰が見ても理解できる
　● 教育担当者が繰り返し教える手間が減る

たとえば、経費精算チェックや勤怠データの整理などをRPAで自動化することで、操作方法を覚える教育からルールを理解する教育へと転換できます。

教育しやすい業務から着手するためのステップ

教育負担の軽減を目的としたRPA導入は、次のように進めると効果的です。

《導入ステップ例》
　ステップ①：
　説明・確認・チェックに時間がかかるような教育コストの高い業務を洗い出す
　　　▼
　ステップ②：
転記・集計・登録など手順が明確で再現性の高い業務を選定する
　　　▼
　ステップ③：
　RPA化で標準処理を自動化などお手本業務をつくり、新人に学ばせる

このようにRPAを教育ツール」として活用することで、新人が業務を体験的に理解できるだけでなく、担当者の説明時間も大幅に削減できます。

教育の“質”を上げる運用ポイント

RPA を導入した後は、定期的に運用を見直しながら教育に活かす仕組みを整えることが大切です。
たとえば次のような工夫が効果的です。

　● 自動処理ログを新人教育の教材として活用
　●新人・教育担当・RPA管理者が運用状況を共有するレビュータイムの実施
　● 業務の変化に合わせてRPAシナリオの更新

このような取り組みにより、仕組みを使って学ぶ文化が根づき、教育の質とスピードを両立できます。

まとめ

RPAの導入は、単なる業務効率化ではなく、教育の仕組み化にもつながります。
人が何度も教えなくても、同じ品質で業務が遂行できるようになれば、新人教育の時間を短縮しながら、組織全体の生産性を高められます。

グリットワークスでは、こうした教育負担を減らすためのRPA導入・運用支援を通じて、“教える負担を減らし、育つ仕組みを整える”バックオフィスづくりを支援しています。
まずは、教育に時間がかかっている業務からRPA導入を検討してみませんか？
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。