スカウト業務を支える自動化の進め方

はじめに

スカウトメールは新たな候補者発掘にとって欠かせない手法ですが、文面作成・候補者選定・送信管理など、細かな作業の積み重ねで負荷が膨らみやすい領域でもあります。

近年のDX化の推進によりこの領域を自動化し、作業効率と反応率を同時に改善する企業が増えています。

本稿では、スカウト業務の自動化によって得られる利点と運用ポイントを4つの観点から整理します。

作業負荷を下げる“候補者抽出と送信の効率化”

スカウト業務では、単に一斉テンプレートメールを送信するだけでは、効果は得られません。一人ひとりのプロフィールを確認し、当該ポジションにマッチしているか、経験を活かしてもらえるか、などを見極める必要があります。
そのため、採用担当者にとって対象者の選定や送信準備に多くの負荷が集中しがちですが、次のような取り組みを行うことで負荷を下げることができます。

　1. 条件検索の自動化
　　【メリット】
　　経験・スキルに応じた候補者を自動で抽出し、探す時間が大幅に減る
　2. 配信リストの自動作成
　　【メリット】
　　対象者を選ぶ作業が圧縮され、抜け漏れも起きにくくなる
　3. 送信作業の一括処理
　　【メリット】
　　大量送信が簡単になり、担当者の稼働が軽減される

このような自動化を取り入れる仕組みこそが、全体のスピードに直接影響します。

反応率を高める“文面の最適化”

成果を上げるには、ただ送るだけでなく、候補者が読みたくなる文面を整えなくてはなりません。
そのためには、一人ひとりに宛てたメッセージを作成し、届ける必要があります。
まずは型をつくり、運用、そして改善を行っていきましょう。

　1. テンプレートの標準化
　　【メリット】
　　内容の質を揃え、反応が出やすい文面をチーム全体で共有できる
　2. パーソナライズ要素の自動挿入
　　【メリット】
　　経歴・スキルに応じて内容が変わるため、候補者にとって関連性が高くなる
　3. A/Bテストによる改善
　　【メリット】
　　反応率の高い表現を特定し、継続的に文面の質を高められる

候補者に伝わる文章を設計することが成果を大きく左右するといえます。

運用品質を高める“進行管理の自動化”

送信後の動きを把握する工程は、成果を安定化させるうえで欠かせない領域です。
送りっぱなしにせず、次のような取り組みを定常化していきましょう。

　1. 開封・反応データの取得
　　【メリット】
　　候補者の行動が可視化され、次の打ち手を判断しやすくなるため
　2. フォロー送信の自動化
　　【メリット】
　　返信がない場合に案内が届くため、追いかけ対応が減るため
　3. 並行案件の整理
　　【メリット】
　　案件数が増えても状況を一覧で確認できるため、見落としが起こりにくいため

見える化と進行管理の自動処理を行うことで、より運用品質を高めることができます。