請求・支払い業務をラクにする自動化のコツ

はじめに

請求書の受領・確認、支払いデータの作成、仕訳登録など、経理担当者にとって月末月初はまさに繁忙期の山場といえます。

入力と照合で時間が取られる、支払漏れがないか不安で何度もチェックするといった、手作業中心の処理はヒューマンエラーを招きやすく、業務の効率を大きく下げています。

近年はこうした課題を解消するために、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とクラウド会計ツールを組み合わせた自動化が注目されています。

本稿では、請求・支払い業務を自動化し、手入力と確認作業に追われる日々から脱出するための実践ステップを解説します。

なぜ、請求・支払い業務は負担が大きいのか

請求業務が複雑化する背景には、次の3つの構造的要因があります。

　1. 取引先ごとに異なるフォーマットになっている
　　例：PDF、Excel、紙などが混在
　2. データの二重入力をしている
　　例：会計・銀行システムへの手入力が多い
　3. 承認・支払フローの属人化している
　　例：担当者依存で進行が止まりがち

これらが重なることで、経理担当者はチェック→修正→再送信を繰り返すことで1件あたりの処理時間が増加してしまいます。

RPA×クラウドで自動化できる範囲を把握する

請求・支払い業務の中には、人の判断が不要な定型作業が多く存在します。
次のような業務は、RPAやクラウド連携による自動化が効果的です。

　● 請求書の自動受領・仕分け
　　例：メール添付PDFの保存・フォルダ分類
　● 支払データの転記
　　例：会計システムとネットバンキングの自動連携
　● 支払予定表の作成・送信
　　例：Excelから自動生成→関係者へ配信

クラウド会計ソフトを併用することで、RPAが生成したデータを自動で読み込み、入力の手間も転記ミスもゼロに近づけることができます。

自動化導入の第一歩は、小さく始めて定着させること

RPA導入は大規模に始める必要はありません。
まずは1〜2工程に絞って、部分自動化を試すことが成功の近道です。
導入の基本ステップは次の通りです。

　ステップ① ：業務フローの可視化
　　【ToDo】
　　手作業・転記箇所を洗い出す
　　　▼
　ステップ②：自動化できる業務を選定
　　【ToDo】
　　ルールが明確・繰り返し作業に絞る
　　　▼
　ステップ③：RPAをテスト導入し、効果測定
　　【ToDo】
　　処理時間・エラー件数を比較

成功事例を小さく積み重ねることで、経営層の理解も得やすくなり、次のステップである全社最適化へと進めやすくなります。

自動化を“運用資産”に変える仕組み

RPAによる自動化は導入して終わりではありません。
安定的に活用するためには、運用ルールとレビュー体制を整える必要があります。
たとえば、次のような体制づくりが効果的です。

　● 経理担当者とRPA管理者が月1回「レビュータイム」を設ける
　● 前月の処理時間・エラー発生率を共有
　● 改善点をRPA設定や業務ルールに反映

このような仕組みを継続することで、RPAが現場で成長する仕組みとなり、自動化の精度と効果が年々高まっていきます。

まとめ

請求・支払い業務の自動化は、経理担当者を単純作業から解放する仕組みです。RPAとクラウドを組み合わせることで、入力・照合・報告といった繰り返し作業を自動化し、人は確認と判断に集中できる環境が整います。経理DXの目的は、人を減らすことではなく、人が正確に・安心して働ける仕組みをつくることです。

グリットワークスでは、こうしたバックオフィスDXの導入設計から運用支援まで、現場に寄り添ってサポートしています。まずは1つの業務から、自動化の効果を体感してみてください。
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。