紙とExcelから抜け出す、バックオフィスDX

はじめに

請求書は紙、勤怠はExcel、経費精算はメールで届く、という業務運用を続けている企業はまだ多く残ります。デジタル化の波が進む中でも、バックオフィス業務には紙とExcel文化が根強く残っているのです。

しかしこの状態は、入力ミスや確認作業を増やすだけでなく、月末の残業・承認遅れ・情報共有の遅延といった時間のロスを生み出します。

その改善策として注目されているのが、RPAを活用したバックオフィスの DX（デジタルトランスフォーメーション）です。DXというと大げさに聞こえがちですが、実は難しい技術や高額なシステムを導入する必要はありません。

本稿では、紙とExcelから一歩抜け出し、無理なく始められる身の丈DXの考え方をわかりやすく解説します。

なぜ紙とExcelは”非効率の温床”になるのか？

紙やExcelを用いた運用が悪いというわけではありません。
問題は、共有・更新・検索・集計といった処理を人手で行わなければならないことにあります。

特に、複数部門でファイルをやり取りしている場合、
　● 最新版がどれか分からない
　● 担当者が不在だと承認が止まる
　● データ入力に時間がかかる
といったトラブルが発生しやすくなります。

こうした人に依存する管理は、業務量が増えるほど限界を迎えます。
DX の目的は、この属人的な仕組みを共有・自動化・可視化できる仕組みへ変えることにあります。

DXは“ツール導入”ではなく“業務設計”から始まる

DX＝ツール導入と考えがちですが、真の目的はツールを使って何を変えたいのかを明確
にすることです。
まず取り組むべきは、次の3つの整理です。

　1. 業務の全体像を可視化する（誰が、いつ、どんなデータを扱っているか）
　2. 重複・ムダを洗い出す（同じ情報を複数人で入力していないか）
　3. デジタルで置き換えやすい工程を見つける（申請・承認・集計など）

この整理を行うだけでも、現場の本当に効率化すべきポイントが見えてきます。
DXの出発点は、技術ではなく業務を見直す視点なのです。

紙とExcelからの“卒業”に役立つツール

バックオフィスのDXを進めるうえで、すぐに始めやすいのが以下の3領域です。

　1. クラウドワークフロー：
　　申請書や承認フローをオンライン化し、ペーパーレス化を実現
　2. クラウドストレージ：
　　社内外でのファイル共有・履歴管理を効率化
　3. RPAツール：
　　Excel転記やデータ集計などの定型作業を自動化

これらを組み合わせることで、紙・Excel中心の業務が一気にシームレス化します。

特に RPA は既存システムを変えずに自動化できるため、既存環境を生かしながら DX を進める手段として非常に効果的です。

小さく始めて全社に広げる、DX定着のコツ

DXは一度に全社導入しようとするとうまく進まないことがあります。
そのためにはまずは、バックオフィスの1業務（例：経費精算や勤怠管理など）に絞って小さく始めることがポイントです。

成功事例を社内で共有し、他部門でも「やってみよう」という動きを作ることで、自然な横展開が生まれていきます。
また、DX 推進をプロジェクトで終わらせず、改善を続ける文化として定着させることが重要です。

DXは一度導入して終わりではなく、日々の業務をより良くしていく活動なのです。
この意識を持つことで、紙とExcelに戻ることなく、持続的な効率化が可能になります。

まとめ

バックオフィスのDXは、最先端技術ではなく、身近な業務改善から始まります。
紙やExcelで当たり前に行っていた作業を少しずつデジタルに置き換えるだけで、業務スピード・精度・透明性は大きく変わります。

DXの目的は、ツールを導入することではなく、人がより本質的な仕事に集中できる時間をつくることです。

グリットワークスでは、こうした現場視点のDX導入支援を得意領域としています。
「どこから手をつければいいか分からない」「導入しているけれども効果が感じられない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。